Betreft: Informatie casus Hooijmaaijers Laptop en PDA Aan: Directie Middelen sector facilitaire Dienstverlening

Van: ICT Advies
d.d 29-03-06
Gedeputeerde Hooijmaaijers heeft de afgelopen periode veel Calls uitgezet (of laten zetten) bij de middelen Service desk.
Ondanks dat hij als vorst behandeld wordt is hij niet te spreken over het service niveau van de Provincie. Vanuit de service desk is aan ICf A gevraagd hierin te bemiddelen. Dhr Hooijmaaijers heeft ais vaste medewerker van de service desk Nic Buyten. ICTA is voomemens dhr Hooijmaaijer middels een persoonlijk gesprek uit te leggen wat binnen de standaard dienstverlening valt en wat niet. Dit om verwachtingen aan de kant van gedeputeerde Hooijmaaijers duidelijk te krijgen en het aantal Calls terug te dringen. Omdat we verwachten dat hij wellicht hierover zal gaan escaleren willen we jou (Jeroen) ter voorbereiding op de hoogte brengen middels dit memo.

Wat is er allemaal gebeurd?
September 2005: Dhr Hooijmaaijers heeft de wens voor een PDA omdat hij collega's van het Ministerie van VROM draadloos middels PDA met GSM outlook ziet synchroniseren. Hij zegt tijdens de bestelling dat hij er over 2 weken over wilt beschikken. Hij wilt met de PDA bellen en intemetten in de auto, hij wilt Email ophalen en outlookagenda synchroniseren waar dan ook ter wereld.
Hij krijgt de PDA met GSM mogelijkheid(bellen), maar zonder draadloze synchronisatie mogelijkheid (wegens ontbrekende infrastructuur aan de ICf kant van de provincie). Wel kan hij middel bijgeleverde Cradle via zijn werkplek de PDA synchroniseren. Hij neemt daar geen genoegen mee en dringt aan op realisatie draadloos synchroniseren.
September 2005 PDA lijkt defect, batterij blijkt leeg. Nieuwe batterij aangeschaft en probleem verholpen. September 2005 gedeputeerde vraagt Flatscreen aan. Wordt geleverd September 2005 gedeputeerde vraagt Kalfslederen beschermhoes aan (terwijl hij een de standaard kunststof hoes al heeft). Wordt geleverd September 2005 gedeputeerde vraagt Bleutooth headset aan voor bellen met PDA. De headset van HP die er bij hoort wordt geleverd maar voldoet niet aan de wensen van de gedeputeerde. Hij vraag direct een ander aan en krijgt die even later.
September 2005 gedeputeerde Hooijmaaijers heeft meerdere calls aangemeld omdat hij niet kon aanloggen (probleem ligt telkenmale bij hem zelf) Oktober 2005 Blijkt een verkeerde lP AQ pen te hebben gekregen (????), nieuwe wordt besteld.en geleverd. Oktober 2005: Gedeputeerde wilt een PDA oplader voor in de auto. Vraagt deze aan en krijgt hem.
Oktober 2005 gedeputeerde vraagt een draadloze muis aan voor zijn thuiswerkplek. Gedeputeerde heeft echter op dat moment nog geen thuiswerkplek! !! Dat een draadloze muis normaal een Arbo aanvraag is maakt hem niet uit. Hij wilt een snelle levering. Ook thuiswerkplek wordt even later geleverd November 2005 Gedeputeerde Hooijmaaijers heeft probleem en vraagtcwegens onduidelijke problemen om nieuwe installatie op locatie. Wordt ingewilligd terwijl er geen problemen worden aangetroffen.
December 2005 lP AQ synchroniseert niet goed. Omdat gedeputeerde Hooijmaaijers een secretaresse heeft die zijn outlook beheerd maar zelf ook Outlook beheerd is synchronisatie lastig. Uitleg wordt gegeven dat dubbel aanloggen het probleem is. Probleem lijkt dus oorzaak van verkeerd gebruik. Opnieuw uitleg gegeven en daarmee is het probleem opgelost. December 2005 Pincode van de SIM kaart in PDA is kwijt geraakt, nieuwe pin wordt aangevraagd op basis van PUC code bij telecom provider Februari 2006 PDA synchroniseert niet meer met PC. USB poorten aan de PC bleken kapot te zijn. Probleem is opgelost

Al met al zijn het redelijk veel (met een paar onnodige) Calls. Iedere keer als hij belt (oflaat bellen) dient de helpdeskmedewerker alles uit zijn handen te laten vallen en direct hem te komen helpen. Tot op zekere hoogte gebeurd dat dan ook.

Nu nog twee openstaande zaken:
Laptop: Gedeputeerde Hooijmaaijers heeft een standaard thuiswerkplek middels een provincie laptop. Graag zou hij deze laptop draadloos binnen zijn eigen woning gebruiken. Hij wilt niet zelf kabels door zijn huis laten aanleggen en daarom is de servicedesk met een alternatief gekomen om hem te ontsluiten via het stroomnet (220volt, Devolo oplossing). Deze oplossing stelt hem in de gelegenheid in andere kamers dan waar zijn internetverbinding staat via een 220 stopcontact toch aan te loggen op het provincienetwerk middels het internet. Naar nu blijkt werkt deze Devolo oplossing wel binnen de provincie, maar niet met hem thuis. Dit alternatief wordt verder nergens anders binnen de provincie gebruikt.
Het hem aangeboden Devolo alternatief voor draadloos werken blijkt dus niet uitvoerbaar. Dhr Hooijmaaiers is er niet blij mee en zijn "draadloos werken wens" blijft dus uitstaan. Het beleid omtrent Draadloos werken met een laptop is simpel: Mag niet!! De provincie heeft geen draadloze netwerkkaarten en is niet van plan deze aan te schaffen.

PDA: Hooijmaaijers houdt de wens om waar dan ook ter wereld zijn Outlook agenda draadloos te kunnen synchroniseren. Indien hij de Laptop mee zou nemen met de daarbij behorende Cradle voor de PDA kan hij waar ook ter wereld ( als er maar een internet aansluiting is) middels zijn SRA key en het internet, contact maken met de provincie en zijn Outlook synchroniseren. Gedeputeerde Hooijmaaijers wilt echter volledig draadloos zijn en niet overal zijn laptop mee naar toe nemen. Omdat we geen inbelpunt voor ons netwerk en geen koppeling tussen Outlook en Exchange hebben kunnen we nooit voorzien in deze wens. De service desk heeft ICTA gevraagd dit aan hem duidelijk te maken middels een dwingend advies.

Samenvatting:
Gedeputeerde Hooijmaaijers heeft een tweetal nog openstaande wensen die we op basis van het huidige beleid niet kunnen inwilligen.
Advies is de heer Hooijmaaiers tekst en uit leg te geven over onze standaard dienstverlening en ons huidige beleid zodat hij de nog openstaande wensen intrekt en zich neerlegt bij het provincie beleid.
Tevens dient de Service desk eerder paal en perk te stellen aan de te bieden hulp en mogelijke alternatieven. Nu is het zo dat de gedeputeerde vraagt en wij nooit nee zeggen. Doordat er nooit nee wordt gezegd blijft de heer Hooijmaaijers vragen stellen. Kees heeft via de secretaresse van gedeputeerde Hooijmaaijers een afspraak ingepland op 5 april om 11.00 uur op de dreef.

Gevolgen indien we hem tegemoet komen.

Benodigd voor Draadloos thuis werken:
Draadloze netwerkkaart: € 75,¬
Installatietijd 2 uur configuratie Draadloze Router bij gedeputeerde Thuis Gevolg: Bij verstoring zullen we naar hem toe moeten. Probleem blijft dat PnH de configuratie van hem Privé (router) moet gaan beheren. Indien hij Privé een verandering wilt kan dat niet.
Tevens zal het Beleid uit 2004 moeten worden aangepast en nieuwe richtlijnen worden opgesteld.

Benodigd voor Draadloos PDA middels GSM met Outlook via Exchange en inbelnurnmer synchroniseren:

Beleid aanpassen;
Exchangeserver anders configureren
Huurlijn voor inbelverbinding realiseren en ontsluiten middels Microsoft Exchange Server Outlook clients ontsluiten middels Exchange.
Profielen aanpassen

Doorlooptijd 3rnnd+
Kosten:
Aanschaf Hardware (inbelserver) +/- € 10.000,¬Licenties en software: +/- 5.000,- eenmalig
Onderhoudskosten: 5.000,- per jaar Huurlijnen: +/- € 10.000,- per maand